Protokollideen Teil 2 – Rechnungsprüfung & -freigabe mit iPROT

iPROT ist vielfältig einsetzbar. Die Dokumentation ganzer Projekte steht dabei im Vordergrund. Neben Besprechungsprotokollen für Projektbesprechungen, Lenkungsausschusssitzungen, oder Kundengespräche können mit iPROT noch weitere Projektinhalte wie Rechnungsfreigaben, Projektstatus, Vergaben und Prüfungen dokumentiert werden. Grund genug, dass wir diese Protokollideen in einer Blog-Serie etwas genauer unter die Lupe nehmen. Den Anfang hat vor einiger Zeit der Beitrag Planversand mit iPROT gemacht, den wir nachträglich zum ersten Teil unserer Serie machen. Den Auftakt zu vier weiteren Protokollideen, die wir über die nächsten Wochen hier im Blog vorstellen werden, macht die Dokumentation von Rechnungsprüfungen und Rechnungsfreigaben:

In jedem Projekt gibt es Rechnungen. Und meist auch einen für die Rechnungsprüfung und -freigabe vordefinierten Arbeitsablauf bzw. Workflow. Um die Weitergabe der geprüften und freigegebenen Rechnungen von einer Stelle in diesem Workflow zur nächsten zu dokumentieren, können mit iPROT Rechnungsprüfungs- & -freigabeprotokolle erstellt werden.

Diese Rechnungsprüfungs- & freigabeprotokolle fasst man am besten in einem eigenen Protokolltyp zusammen. Für jede Prüfung und Freigabe gibt es dann ein eigenes Protokoll. Selbstverständlich kann man auch mehrere Rechnungen in einem solchen Prüfungs- und Freigabeprotokoll zusammenfassen. Dazu legt man dann im jeweiligen Protokoll für jede Rechnung ein eigenes Thema an.

Wichtig ist, dass man diese Rechnungsthemen nicht als fortlaufende sonder als einmalige Themen anlegt. So kann man sicherstellen, dass eine Rechnungsfreigabe nicht versehentlich durch die Endlosprotokollmethode im nächsten Rechnungsprüfungs- und -freigabeprotokoll wieder als unerledigter Eintrag aufscheint. In den iPROT-Einstellungen unter dem Menüpunkt „Eintragstypen“ kann man sich für diesen Zweck auch den Eintragstyp „Freigabe“ anlegen und konfigurieren.

Mit der in iPROT integrierten Versandfunktion kann das Rechnungsprüfungs- & -freigabeprotokoll dann rasch und einfach an den vorher definierten Verteiler verschickt werden. Alternativ kann auch nur die PDF-Version des Protokolls über den entsprechenden Menübefehl heruntergeladen werden.

Die Einsatzmöglichkeiten von iPROT sind vielfältig und gehen über das bloße Protokollieren von Besprechungsinhalten weit hinaus. Natürlich sind die hier vorgestellten Protokollideen nicht vollständig und daher werden wir in den kommenden Wochen noch weitere Möglichkeiten für die Projektdokumentation mit iPROT vorstellen. Also: to be continued 😉

Andere Protokollideen:

Bald erscheinen werden:

  • Teil 3 – Projektstatusberichte und Projekthandbuch
  • Teil 4 – Vergabeprotokolle
  • Teil 5 – Prüfprotokolle