Protokollsoftware - leicht, effektiv und sicher protokollieren und dokumentieren.
 

Hier im Support-Bereich finden Sie Antworten zu konkreten Fragen sowie das iPROT-Benutzerhandbuch. Haben Sie Fragen oder Verbesserungswünsche, können Sie uns gerne eine Nachricht schicken.

Wir arbeiten laufend an Verbesserungen und nehmen Nutzerwünsche und Vorschläge sehr ernst. Updates bekommen sie von iPROT automatisch und kostenlos. Um die Programm-Wartung kümmern wir uns!

Was ist iPROT und wie funktioniert die Software?

iPROT ist eine Software, mit der Sie mit wenigen Klicks sehr effektiv Besprechungen, Gespräche, den Versand von Projektunterlagen und sogar ganze Projekte dokumentieren können. iPROT wird als Webapplikation direkt im Webbrowser bedient. iPROT kann überall verwendet werden, wo eine Internetverbindung besteht, also auch während einer Besprechung beim Kunden oder auf einer Baustelle. Die Startadresse lautet:

https://iprot.info/kundenname

iPROT arbeitet grundsätzlich auf Basis der so genannten Endlosprotokollmethode. Das Endlosprotokollieren ist eine besonders effektive Methode zur Dokumentation der Gesprächsinhalte und dem nachweissicheren Versand von Projektunterlagen. Dabei wird nicht jedes Besprechungsprotokoll als separates Dokument angelegt, sondern die Besprechungspunkte aller Besprechungen werden chronologisch in einer strukturierten Liste erfasst – jeweils mit Zuordnung von Terminen und Verantwortlichkeiten, falls gewünscht. Der Projektleiter oder jeweilige Besprechungsleiter verfügt somit über eine vollständige Dokumentation des Projektgeschehens. Er kann auf diese Weise alle Aufgaben und Termine im Sinne der positiven Ergebniskontrolle überwachen oder sich bei Bedarf schnell über Festlegungen und Beschlüsse vergangener Projektbesprechungen informieren.

Selbstverständlich können mit iPROT auch einzelne, alleinstehende Protokolle – also ohne Endlosprotokollfunktion, wie beispielsweise Aktennotizen – erstellt werden.

Welche Systemvoraussetzungen brauche ich für iPROT?

iPROT wird im Webbrowser bedient. iPROT funktioniert betriebssystemunabhängig, also unter Windows ebenso gut wie unter macOS von Apple und Linux, sowie auf Ihrem Tablet-Computer oder Smartphone.

Voraussetzungen für die Anwendung von iPROT sind eine Internetverbindung sowie ein aktueller Webbrowser (Internet Explorer ab Version 8, Safari, Firefox, Google Chrome). Eine lokale Installation auf dem Rechner des Benutzers ist für die Verwendung von iPROT nicht erforderlich.

Wo speichert iPROT die eingegebenen Daten?

Alle Protokolldetails werden auf einem zentralen Server in Deutschland abgespeichert und es gelten ausschließlich die europäischen Datenschutzbestimmungen.

Der Zugang zu iPROT ist verschlüsselt. Um Ihre Daten während der Übermittlung zu schützen, verwendet iPROT eine branchenübliche Verschlüsselung. Diese Technologie ist allgemein unter der Bezeichnung Hypertext Transfer Protocol Secure (HTTPS) bekannt.

Wie werden die in iPROT eingegebenen Daten gesichert?

Alle Kundendaten werden zumindest einmal täglich auf unseren Servern gesichert. Zudem werden sämtliche iPROT-Server laufend gespiegelt, um die Ausfallsicherheit zu erhöhen.

Mit der eingebauten Such-/Filterfunktion (beim Paket iPROT-Start optional erhältlich) können Sie jederzeit von allen eingegebenen Daten und Protokollen aus einem oder mehreren Projekten eine PDF-Datei generieren und diese dann lokal auf Ihren Rechner herunterladen.

Wenn Sie zusätzlich eine kostenpflichtige Sicherung Ihrer Kundendatenbank benötigen, dann können wir das jederzeit für Sie bewerkstelligen.

Wie sicher ist mein iPROT-Benutzerkonto?

iPROT speichert Ihr Passwort nie im Klartext. Ihr Passwort wird sicher gespeichert. Dazu wird der BCRYPT-Algorithmus mit einem einzigartigen Salt für jedes Passwort bzw. jede Zugangsberechtigung verwendet. Dennoch sollten Sie ein Passwort wählen, das nicht leicht erraten werden kann. Am besten benutzen Sie eine Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen.

Wie funktioniert die Kundensegmentierung bei iPROT?

Jeder Kunde bekommt einen eigenen iPROT-Kundenzugang (https://iprot.info/kundenname). Zudem sind alle Ihre Daten von den Daten anderer iPROT-Kunden in jeweils einer separaten Kundendatenbank getrennt. Wir installieren mehrere Kundendatenbanken auf einem Server. Das bedeutet, dass sich Ihre Datenbank auf demselben Server wie die Datenbank eines anderen iPROT-Kunden befinden kann.

Wir betrachten die Daten unserer Kunden als privat und gestatten keiner anderen Person, auf sie zuzugreifen, es sei denn, Sie geben die Daten ausdrücklich über die Berechtigungseinstellungen in Ihrer iPROT-Benutzerverwaltung frei. Weitere Informationen dazu finden Sie im iPROT-Benutzerhandbuch unter Benutzerverwaltung.

Können in iPROT angelegte Projekte und Protokolle gelöscht oder archiviert werden?

iPROT bietet die Möglichkeit, in der Projektverwaltung einzelne Projekte zu archivieren. Diese archivierten Projekte scheinen dann nicht mehr in Ihrer Projektauswahl auf. Die eingegebenen Daten werden aber nicht gelöscht, sondern verbleiben in Ihrer Kundendatenbank. Auf Wunsch können archivierte Projekte zu jedem beliebigen Zeitpunkt wieder aktiviert werden. Dazu senden Sie einfach eine E-Mail an support@iprot.info.

Protokolle können nur so lange gelöscht werden, so lange sie noch nicht mit der eingebauten Versandfunktion verschickt wurden, oder so lange noch kein Folgeprotokoll angelegt wurde (siehe dazu auch FAQ “Wie lange kann ich ein Protokoll bearbeiten?“).

Welche Berechtigungen für Benutzer gibt es in iPROT?

Die iPROT-Benutzerverwaltung unterscheidet vier Berechtigungsebenen:

  • Benutzer ohne Rechte: Solche Personen sind in iPROT der Normalfall! Sie können eMails mit Protokollen erhalten, haben aber kein Passwort und dürfen sich somit nicht in der iPROT-Benutzeroberfläche anmelden. Personen ohne Rechte sind also Projektteilnehmer, die Protokolle in PDF-Form herunterladen und lesen dürfen, die aber keine Möglichkeit haben, Protokolle zu verfassen oder zu ändern.
  • Benutzer mit Leserechten: Solche Personen haben ein Passwort und dürfen sich in der iPROT-Benutzeroberfläche anmelden und die iPROT-Datenbank abfragen. Die Leserechte können auf einzelne Projekte oder sogar auf einzelne Protokolltypen innerhalb eines Projekts eingeschränkt sein. Im Rahmen dieser Rechte können Personen mit Leserechten in der iPROT-Benutzeroberfläche nach Besprechungseinträgen suchen und diese lesen. Sie dürfen aber keine Veränderungen durchführen.
  • Benutzer mit Schreibrechten: Wie oben, allerdings dürfen diese Personen neue Protokolle anlegen, Themen und Einträge verfassen, ändern und löschen, neue Personen, Protokolltypen und Kapitel anlegen, Protokolle versenden etc. Abermals können diese Rechte auf einzelne Projekte oder Protokolltypen eingeschränkt sein.
  • Administratoren: Administratoren dürfen Änderungen in allen Projekten und Protokolltypen durchführen, neue Projekte und Funktionen definieren sowie Benutzern Zugriffsrechte geben.

Je nach iPROT-Version ist die Anzahl der Benutzer mit Schreib- und Administratorrechten limitiert. Die Anzahl der Benutzer ohne Zugriffsrechte bzw. mit Leseberechtigung ist in allen iPROT-Versionen nicht eingeschränkt.

Wie lange kann ich ein Protokoll bearbeiten?

Sie können ein Protokoll bearbeiten, bis Sie es versenden oder ein neues Protokoll vom selben Protokolltyp beginnen. Dann nimmt iPROT an, dass Sie mit dem vorigen Protokoll fertig sind und blockiert die weitere Bearbeitung. Sie können aber natürlich immer im gerade aktuellsten (noch nicht versendeten) Protokoll Ergänzungen oder Korrekturen durchführen, oder neue Einträge anlegen. Diese Vorgangsweise ist ein wesentliches Charakteristikum der Endlosprotokollmethode.

Wann sind meine Eingaben in der iPROT-Datenbank gespeichert?

Ihre Eingaben für eine neue Besprechung, eine Einstellung oder einen neuen Eintrag werden erst gespeichert, wenn Sie im jeweiligen Dialog auf die Schaltfläche “Speichern” klicken! Vergessen Sie darauf und klicken beispielsweise ein anderes Thema oder einen anderen Eintrag an, gehen Ihre Eingaben verloren.

Können zu einem Besprechungsthema auch Beilagen in iPROT angehängt werden?

Ja, es ist möglich, einem Eintrag eine oder mehrere Beilagen (Fotos, Pläne, Textdokumente, Tabellenkalkulationen, etc.) hinzuzufügen. Bei manchen Browsern können Sie direkt im Dateiauswahldialog mehrere Dateien angeben. Wenn Ihr Browser diese Möglichkeit nicht bietet (z.B. bei älteren Versionen des Internet Explorers von Microsoft), speichern Sie den Eintrag mit der ersten Beilage, öffnen den Eintrag per Doppelklick wieder und fügen dann den nächsten Eintrag hinzu. Diese Vorgehensweise können Sie beliebig oft wiederholen.

Sie können mit iPROT auch direkt auf Ihre Dropbox zugreifen und Dateien, Fotos, etc. von dort an einen Eintrag in iPROT anhängen.

Können Protokolle in iPROT in einzelne Themengruppen strukturiert werden?

Ja, jedes Thema kann einem Kapitel zugeordnet zugeordnet. Das ermöglicht es, das resultierende Protokoll in übersichtliche Kapitel zu gliedern, z.B. Allgemeines, Planung, Termine und Kosten. Sie können in iPROT beliebig viele Kapitel definieren und festlegen, in welcher Reihenfolge diese im Protokoll erscheinen sollen.

Kann man iPROT in mehreren Browserfenstern/-tabs gleichzeitig verwenden?

Nein, verwenden Sie iPROT nur in einem Browser-Fenster bzw. -Tab! Wenn Sie iPROT parallel in mehreren Fenstern oder Tabs nutzen, riskieren Sie Datenfehler, die aus nicht konsistenten Kontextinformationen des gerade aktiven Fensters/Tabs resultieren!

Was passiert, wenn ich iPROT zwar geöffnet habe, aber längere Zeit nicht verwende?

Wenn Sie in iPROT 24 Minuten lang keine Eingabe durchführen, werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch ausgeloggt. Zum Weiterarbeiten müssen Sie sich neu anmelden. Mit der Schaltfläche “Abmelden” können Sie sich bei Bedarf explizit ausloggen.

Wie funktioniert eine Online-Schulung?

Für Online-Schulungen verwenden wir die Software Teamviewer. Als Kunde benötigen Sie davon ein sogenanntes Kundenmodul. Dieses Kundenmodul können Sie über die nachstehenden Links auf Ihren Computer herunterladen und mit einem Doppelklick starten. Am Beginn der Online-Schulung tauschen wir dann mit Ihnen die jeweilige Sitzungsnummer und ein Kennwort aus und schon sind wir mit Ihnen online für Schlungszwecke verbunden.