Tipp: Planversand mit iPROT

Das Verteilen von Plänen ist bei Bauprojekten immer eine gewisse logistische Herausforderung. Zwar ist diese Tätigkeit seit der nahezu flächendeckenden Verbreitung von eMail nicht mehr ganz so aufwändig wie früher, als Pläne noch physisch auf Papier an die Projektbeteiligten übermittelt wurden. Aber die eMail als digitaler Plan-Postbote hat auch so ihre Tücken.

So kann es beispielsweise vorkommen, dass Plandateien (meist PDF- oder DWG-Dateien) aufgrund ihrer Dateigröße nicht oder nur schwer per eMail verschickt werden können. Manche digitalen Postfächer blocken eMails mit Dateianhängen ab, die größer als 10 MB sind. Und man braucht dann auch schon ordentlich Übertragungsbandbreite, wenn man so große Plandateien via eMail aussendet bzw. empfangen möchte.

Was bei einem Versand von Projektunterlagen via eMail auch nicht immer gelingt, ist ein Nachweis darüber, dass die eMail beim Empfänger angekommen und ihr Inhalt heruntergeladen wurde. Zwar gibt es digitale Empfangsbestätigung, aber die lassen sich sehr leicht blockieren bzw. umgehen.

Mit iPROT ist das Versenden bzw. Verteilen von Plänen und auch allen sonstigen projektrelevanten Unterlagen innerhalb des Projektteams und falls notwendig auch mal darüber hinaus an externe Projektpartner einfach und unproblematisch mit wenigen Arbeitsschritten möglich:
Zunächst legt man sich über die Einstellungsfunktion am besten einen eigenen Besprechungskreis an und nennt diesen zum Beispiel “Planverteilung/-versand“.
Danach erstellt man eine Besprechung im soeben angelegten Planversand-Besprechungskreis im jeweiligen Projekt und wählt im Verteiler alle jene Personen aus, an die Pläne oder Unterlagen übermittelt werden sollen.
In dieser Planversand-Besprechung können dann die zu versendenen Unterlagen einfach an einen oder auch mehrere Einträge über die in iPROT integrierte Datei-Upload-Funktion angehängt und in Besprechungspunkten bzw. auch Kapiteln strukturiert werden. In diesem Fall empfiehlt es sich, die Punkte und Einträge als so genannte “einmalige Punkte” anzulegen, damit sie nicht beim nächsten Planversand als quasi unerledigte Punkte mitgeführt werden. So bleibt auch das Planversand-Protokoll kurz und übersichtlich.

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Über die Versandfunktion von iPROT schickt man dann das Planversand-Protokoll an den voher definierten Verteiler und hat dadurch auch die Möglichkeit, später mit einem Klick auf das Briefsymbol neben der Besprechungsnummer in der Spalte ganz links nachzuverfolgen, welche Personen aus dem Verteiler das Protokoll und damit auch den Inhalt – also die versendeten Pläne – bereits heruntergeladen haben (werden im Versand-Dialog grün angezeigt).

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Mit der Planverteilung über iPROT wird auch die Problematik der eingangs erwähnten mitunter zu großen Dateianhänge umgangen. Denn die Planversand-Protokolle werden wie von iPROT gewohnt als Links zu den PDF-Dateien verschickt und daruch sind die von iPROT generierten eMails lediglich ein paar Kilobyte groß.

Abschließen sei noch erwähnt, dass bei Anwendung dieser Methodik über die in iPROT integrierte Such-/Filterfunktion der Planversand jederzeit lückenlos nachvollzogen bzw. dokumentiert werden kann.

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