Protokollideen Teil 6 – Begehungsprotokolle mit iPROT
Mit iPROT können nicht nur Besprechungsinhalte in Form von Protokollen, sondern auch Begehungen dokumentiert werden. Eine Begehung ist beispielsweise auf einer Baustelle zur Abnahme einer Bauleistung oder zum Feststellen des Leistungsstands sowie allfälliger Mängel notwendig. Oder im Rahmen des Facility Management bei der jährlichen Überprüfung der Brandmeldeanlage in einem Gebäude.
Während der Begehung kann mit iPROT quasi live auf einem Tablet-Computer ein Begehungsprotokoll erstellt werden. Dazu legen Sie sich einfach den entsprechenden Protokolltyp an und erstellen dann in Ihrem Projekt das Protokoll für beispielsweise eine Begehung zur Feststellung von Mängeln und Restleistungen.
Wenn man das Protokoll während der Begehung auf einem Tablet-Computer gleich mitschreibt, hat man die Möglichkeit, zur Veranschaulichung die festgestellten Mängel oder fehlenden Leistungen gleich mit einem Foto vor Ort zu dokumentieren. Dieses Foto kann man dann auch gleich im jeweiligen Eintrag anhängen.
iPROT nutzt dafür die in das Betriebssystem des Tablet-Computers integrierte Kamerafunktion und stellt diese Möglichkeit zur Verfügung, sobald Sie bei der Erstellung eines Eintrags auf den Link „Lokale Datei(en) …“ klicken. Das so erzeugte Foto kann dann direkt ohne Umwege an den jeweiligen Eintrag angehängt werden. Selbstverständlich können auch gleich mehrere Fotos auf diese Art und Weise erstellt und zu einem Eintrag hinzugefügt werden.
Nach Abschluss der Begehung kann das Begehungsprotokoll mit der in iPROT integrierten Versandfunktion rasch und einfach an den vorher definierten Verteiler verschickt werden. Alternativ kann auch nur die PDF-Version des Begehungsprotokolls über den entsprechenden Menübefehl heruntergeladen werden.
Dank der in iPROT integrierten Endlosprotokollmethode gehen auch keine unerledigten Aufgaben, die beispielsweise für die Behebung von Mängeln oder ausständigen Restleistungen erforderlich sind, verloren. Und mit der Ergänzungsfunktion von iPROT kann auch der Status bei einer zweiten Begehung dokumentiert werden.
Die Einsatzmöglichkeiten von iPROT sind vielfältig und gehen über das bloße Protokollieren von Besprechungsinhalten weit hinaus. Natürlich sind die hier vorgestellten Protokollideen nicht vollständig und daher werden wir bei passender Gelegenheit auch gerne noch weitere Möglichkeiten für die Projektdokumentation mit iPROT vorstellen und damit diese Blog-Serie fortführen und ergänzen.
Andere Protokollideen:
- Teil 1 – Planversand mit iPROT
- Teil 2 – Rechnungsprüfungs & -freigabe mit iPROT
- Teil 3 – Projektstatusbericht & Projekthandbuch mit iPROT
- Teil 4 – Vergabeprotokolle mit iPROT
- Teil 5 – Prüfprotokolle mit iPROT
- Teil 6 – Begehungsprotokolle mit iPROT (dieser Beitrag)
