Schnellstart Teil 3 – Das erste Protokoll mit iPROT versenden
Wenn Sie den gesamten Gesprächsinhalt mit iPROT dokumentiert haben, folgt im dritten und letzten Arbeitsschritt das Versenden des Protokolls. Dies kann in iPROT mit nur einem Klick auf den Link „Protokoll versenden“ im Menü rechts oben erledigt werden. Jedenfalls wird empfohlen, vor dem Versand des Protokolls, selbiges mit der Funktion „Protokoll (Vorschau, PDF)“ kurz zu überprüfen.
Wenn Sie auf den Link „Protokoll (Vorschau, PDF)“ klicken, wird der gerade aktuelle Stand des in Bearbeitung befindlichen Protokolls je nach Einstellungen Ihres Browsers in einem neuen Browser-Tab als PDF-Datei zur Durchsicht geöffnet, oder auf Ihren Rechner geladen und Sie können das Protokoll in einem PDF-Viewer (z.B. Adobe Acrobat) durchsehen.
Kontrollieren Sie insbesondere, ob die Angaben in der Anwesenden- und Verteilerliste korrekt und vollständig sind. Gegebenenfalls können Sie mit dem stiftförmigen Ändern-Icon in der Spalte mit den Protokollen direkt in der Benutzeroberfläche die Anwesenden- und Verteilerliste sowie andere Eckdaten des Protokolls korrigieren. Zur Vervollständigung der Personendaten verwenden Sie am besten die Benutzerverwaltung, die Sie über das Menü rechts oben erreichen können.
Stellen Sie auch sicher, dass Sie keine Themen oder Einträge vergessen haben, denn wie bereits erwähnt, kann ein bereits versendetes Protokoll nicht nachträglich um Themen oder Einträge erweitert werden (siehe auch iPROT ist revisionssicher).
Im letzten und abschließenden Schritt können Sie nun das Protokoll durch nur einen Klick auf den Link „Protokoll versenden“ an die im Verteiler angeführten Personen versenden.
Dabei erhält jede am Verteiler angeführte Person eine E-Mail mit einem Link, über den das Protokoll als PDF-Datei herunter geladen werden kann. Den Text dieser Versand-E-Mail können Sie in den System- oder Projekteinstellungen unter eMail-Betreff und eMail-Text definieren.
Der Protokollverfasser erhält zudem eine zweite E-Mail mit dem Sendebericht. Aus diesem Sendebericht geht hervor, an welche E-Mail-Adressen das Protokoll verschickt wurde und ob es bei der Zustellung zu Fehlern gekommen ist. Falls Fehler aufgetreten sind, finden Sie auch gleich ein paar Tipps zur Fehlerbehebung am Ende dieser E-Mail.
Sobald ein Protokoll verschickt wurde, zeichnet iPROT im Hintergrund mit auf, wer das Protokoll bereits heruntergeladen (also vermutlich auch gelesen) hat. Sie können dies verfolgen, in dem Sie beim jeweiligen Protokoll in der Spalte ganz links auf das kleine Brief-Symbol klicken, das angelegt wird, sobald das Protokoll dieser verschickt wurde.
Der Dialog „Protokoll senden“ wird dann durch eine Liste der im Verteiler angeführten E-Mail-Adressen erweitert. In dieser Liste werden zu jenen E-Mail-Adressen, von denen aus der Download-Link bereits betätigt wurde, in der Spalte „Protokoll heruntergeladen“ Häkchen angezeigt, anderenfalls ein rotes X.
Zum Abschluss dürfen wir Ihnen noch unsere Blogartikel zum Thema Protokollversand mit iPROT leicht gemacht und Protokollversand: Spam-Probleme und ungültige E-Mail-Adressen empfehlen.