iPROT-Praxis: Protokolle & Aufgaben

In diesem Blogeintrag haben wir praktische Tipps und Tricks aus der täglichen iPROT-Anwendung zusammengestellt. Diesmal geht es um das Verfassen und Verteilen von Protokollen und um das Erfassen von Aufgaben.

Protokolle verfassen und verteilen

Dabei kommt es auf den richtigen Zeitpunkt an. iPROT ist dafür optimiert, dass der Protokollführer die einzelnen Themen und Einträge gleich während der Besprechung verfasst. Dabei kann ein Beamer verwendet werden, so dass alle Besprechungsteilnehmer die Protokollierung quasi live mitverfolgen können.

In weiterer Folge sollten Protokolle spätestens am nächsten Werktag an die im Verteiler genannten Personen übermittelt werden. Es macht keinen Sinn, ein Protokoll erst Tage oder gar Wochen später gerade noch rechtzeitig vor der nächsten Folgebesprechung zu verteilen. Schließlich werden in Protokollen auch wichtige Festlegungen und Aufgaben erfasst, an die jeweils dafür verantwortlichen Projektmitarbeiter zugewiesen und mit einem Erledigungsdatum versehen. Daher sollte die Übermittlung des Protokolls zeitnah erfolgen, damit Aufgabeninhalte und Verantwortlichkeiten für alle Projektbeteiligten klar sind und fristgerecht bearbeitet werden können.

Wie effektiv Sie Besprechungsinhalte mit iPROT erfassen können, steht in unserem Handbuch im Punkt „Einträge verfassen“. Und in einem der letzten Blogartikel haben wir beschrieben, wie Sie Protokolle mit iPROT rasch und einfach verteilen bzw. versenden können (zu diesem Blogartikel bitte hier entlang).

Aufgaben zielgerichtet erfassen und zuordnen

iPROT ist für die klare Zuordnung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erledigungsfristen optimiert. In unserem Handbuch können Sie nachlesen, wie Sie einen Eintrag als Aufgabe verfassen. Nachfolgend ein paar Tipps, wie Sie Aufgaben in Protokolle zielgerichtet erfassen:

  • Aufgaben sollten jeweils nur einem Verantwortlichen zugewiesen werden.
  • Der Status einer Aufgabe sollte bei der Besprechungsvorbereitung überprüft werden.
  • Zu Beginn jeder Besprechung sollte der Besprechungsleiter zunächst die im Protokoll aufge­führten offenen Aufgaben aus den vorangegangenen Besprechungen durchgehen und vermerken, falls die Aufgaben zwischenzeitlich erledigt wurden.
  • Nicht erledigte, also offene Aufgaben sollten solange im Protokoll aufgeführt werden, bis sie erledigt sind. Das erledigt die Endlosprotokollmethode von iPROT automatisch für Sie.
  • Falls eine Aufgabe als „erledigt“ markiert wird, erfasst iPROT automatisch das Erledigungsdatum und dokumentiert dies für den Erledigungsvermerk. Damit alle Projektbeteiligten vom neuen Status der Aufgabe erfahren, wird die erledigte Aufgabe von iPROT automatisch im Protokollausdruck nochmals mit dem Erledigungsvermerk und entsprechend grafisch gekennzeichnet angeführt.
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