Projekt-Mailadressen in iPROT richtig einsetzen

In Projekten kommt es häufig vor, dass sich mehrere User zusätzlich zu ihren individuellen eMail-Adressen eine gemeinsame Projekt-Mailadresse teilen. Grundsätzlich können in iPROT beliebig viele Benutzer mit der gleichen eMail-Adresse eingerichtet werden. Man kann also das Projektteam quasi hinter einer Projekt-Mailadresse “verstecken”. Es gibt allerdings eine Einschränkung, die man dabei beachten muss: Benutzer, die sich einloggen können (Administratoren und alle Benutzer, die Schreib- oder Leserechte auf ein Projekt haben) MÜSSEN eine eindeutige eMail-Adresse haben. Das liegt daran, dass die eMail-Adresse für den Login in iPROT verwendet wird.

iPROT bietet aber zwei Möglichkeiten, mit denen man diese Einschränkung teilweise umgehen kann:

  • In der Benutzerverwaltung können projektspezifische eMail-Adressen definiert werden. Wenn man nun für das Projekt ein Protokoll verfasst, wird die projektspezifische Adresse als Absenderadresse verwendet. Details dazu gibt’s im iPROT-Handbuch unter Benutzerverwaltung.
  • Oder man kann in den Projekteinstellungen eine Projekt-Mailadresse einstellen. Das ist dann sinnvoll, wenn mehrere Personen Protokolle für ein Projekt verfassen, aber beim Versand des Protokolls eine gemeinsame Absenderadresse verwendet werden soll. Details dazu gibt’s im iPROT-Handbuch ebenfalls unter Benutzerverwaltung.

Jedenfalls gilt es zu beachten, dass iPROT die Benutzer über die jeweilige eMail-Adresse identifiziert. Daher sollte diese eMail-Adresse immer eindeutig sein. Falls Sie mehrere Benutzer mit der selben eMail-Adresse anlegen, dann können Sie diesen Benutzern keine Rechte mehr vergeben bzw. führt das zu Problemen beim Login, da iPROT nicht mehr wissen kann, welche Zugriffsrechte dem Benutzer gewährt werden dürfen und den Bnutzer dann aus Sicherheitsgründen sperrt.

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