Protokollversand: Spam-Probleme und ungültige E-Mail-Adressen

Unsere Kunden lassen sich in zwei Gruppen einteilen:

• Die eine Gruppe verwendet iPROT »nur« zum Protokollieren. Die fertigen PDFs werden dann in Projektplattformen eingepflegt oder firmen-spezifisch an die Empfänger weitergeleitet.
• Die zweite Gruppe verwendet auch die Sende-Funktion von iPROT, um Download-Links der Protokolle an alle betroffenen Personen weiterzuleiten. Und in diesem Fall ist es natürlich von entscheidender Bedeutung, dass die Empfänger diese E-Mails tatsächlich erhalten!

Dieser Beitrag fasst kurz unsere Bemühungen zusammen, iPROT-Mails so perfekt wie möglich zu versenden.

SPF, DKIM und DMARC

Unser Mail-Server ist nach allen Regeln der Kunst konfiguriert:

• Wir verwenden das Sender Policy Framework (SPF, Wikipedia), um zu verhindern, dass fremde Mail-Server Mails versenden, die vorgeblich von iprot.eu kommen.
• Wir signieren beim Versand alle Mails mit Domain Keys (DKIM, Wikipedia), so dass der Ziel-Mail-Server verifizieren kann, dass die Mail tatsächlich vom iprot.eu-Mail-Server versandt wurde.
• Unser Mail-Server entspricht den Regeln von Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC, Wikipedia).
• Wir überprüfen regelmäßig, dass unser Mail-Server auf keiner Blackmail-Liste landet.
• Wir verifizieren die Konfiguration unseres Mail-Server auf Seiten wie www.mail-tester.com oder mxtoolbox.com.

  

Spam-Erkennung

Trotz unserer Bemühungen kommt es vor, dass das Mail-System des Empfängers glaubt, bei einer iPROT-Mail würde es sich um Spam handeln. Wenn der Mail-Server der betreffenden Firma die Annahme der Mail verweigert, treten wir mit dem Administrator der Firma in Kontakt und versuchen, das Problem zu lösen. Seit wir im März 2019 auf einen neuen Server und die Domäne iprot.eu umgestiegen sind, war das erfreulicherweise kein einziges Mal erforderlich.

Es kann aber auch sein, dass die Mail zwar zugestellt wird, im Postfach des Empfängers aber irrtümlich als Spam erkannt wird. Dagegen können wir leider nichts tun. In aller Regel hilft es, wenn der Empfänger die Adresse iprot-at-iprot-dot-eu in die Liste der bekannten Adressen (Adressbuch, Whitelist etc.) aufnimmt bzw. im Mail-Programm explizit darauf hinweist, dass es sich nicht um Spam handelt.

Falsche E-Mail-Adressen

Das bei weitem häufigste Problem beim Mail-Versand besteht darin, dass in der Benutzerverwaltung falsche E-Mail-Adressen gespeichert werden — zumeist in Folge eines Tippfehlers bei der Eingabe. Naturgemäß kann die E-Mail den Empfänger dann nicht erreichen. Stattdessen erhalten wir (das iPROT-Support-Team) in solchen Fällen eine Fehlermeldung.

Wir weisen dann den Verfasser des Protokolls auf das Problem hin und bitten darum, die E-Mail-Adresse richtigzustellen. Diese Fehlerhinweise können nicht automatisch erstellt werden, sondern erfordern von uns jedes Mal Handarbeit. Deswegen weisen wir auf eine falsche E-Mail-Adresse maximal dreimal hin.