Protokolle sind effektive Kommunikations- und Dokumentationsmittel

Oftmals wird das Verfassen von Protokollen als notwendiges Übel gesehen. Dass das gar nicht so sein muss und Protokolle sehr wichtige Kommunikations- und effektive Dokumentationsmittel sind, beschreibt Lena Pritzl vom ProjektMagazin.de in ihrem aktuellen Artikel, den wir uns natürlich sehr genau durchgelesen haben 😉

Vor ein paar Wochen haben wir uns hier in unserem Blog mit der Frage beschäftigt, wie man Protokolle möglichst effektiv schreiben kann (siehe Protokolle mit iPROT effektiv(er) schreiben). Lena Pritzl hat jetzt in Ihrem Beitrag sehr anschaulich einige Gründe beschrieben, mit denen deutlich wird, warum Protokolle wichtige Kommunikationsmittel sind. Darüber hinaus gibt es auch einige wichtige organisatorische Tipps rund um das Protokollieren. Das waren unsere drei Highlights aus Lena’s Artikel:

• Protokolle sind ein wesentliches Instrumentarium zur Projektdokumentation: Sie beinhalten neben den Metainformationen zu den Besprechungen (wer war dabei, wo und wann hat die Besprechung stattgefunden) auch Besprechungsinhalte und getroffene Entscheidungen, sowie verteilte Aufgaben. Ein Protokoll trägt also ganz wesentlich zur Nachvollziehbarkeit und Rekonstruierbarkeit des Projektverlaufs bei. Das steht auch bei iPROT im Fokus und ist ein zentraler Bestandteil unserer Software, mit der Sie Projekte vollständig und lückenlos dokumentieren können.
• Aufgabenlisten sind fixer Bestandteil von Protokollen: „Protokolle sind unabdingbar, wenn es darum geht, Entscheidungen zu dokumentieren und Aufgaben festzulegen“, schreibt Lena Pritzl. Dem ist unserer Meinung nach nichts mehr hinzuzufügen. Mit iPROT haben Sie ein einfach und intuitiv zu bedienendes Werkzeug, mit dem Sie effektiv und rasch Aufgaben erfassen und Verantwortlichkeiten samt Erledigungsfristen zuordnen können.

• Knackige Ergebnisprotokolle statt langweiliger Besprechungsprosa: Wenn es nicht erforderlich ist, den genauen Wortlaut eines Gesprächs wiederzugeben, dann sind Ergebnisprotokolle die idealste Form zur Dokumentation. Entscheidungen (falls erforderlich, inklusive einer kurzen Beschreibung der Entscheidungsfindung), Beschlüsse und daraus resultierende Aufgaben werden in kurzen und knackigen Sätzen zusammengefasst. Das verkürzt den Zeitaufwand für die Protokollerstellung deutlich und das ganz ohne Qualitätsverlust. iPROT ist auf diese Form der Ergebnisprotokollierung spezialisiert und macht es durch die einfache Bedienung möglich, Protokolle gleich direkt in der Besprechung mitzuschreiben und anschließend mit nur einem Klick umgehend zu verteilen. Damit hat das gesamte Projektteam unmittelbar nach der Besprechung alle relevanten Informationen und Aufgaben zur Verfügung und kann sich sogleich an die Umsetzung machen.