Haben Sie sich schon mal gefragt, wie Sie ein Protokoll möglichst effektiv schreiben? Oder Sie haben schon einmal nach einer Kurzanleitung oder Tipps zum Verfassen von Protokollen gesucht. Mit iPROT haben Sie ein wirksames Werkzeug, das Ihnen beim Schreiben und Versenden von Protokollen einiges an Arbeit abnimmt. In diesem Beitrag haben wir ein paar Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt, wie Sie mit iPROT rasch und effektiv Protokolle erstellen und versenden können.

Was ist ein Protokoll?

In Wikipedia kann man dazu folgendes nachlesen: „Ein Protokoll hält oder legt fest, zu welchem Zeitpunkt oder in welcher Reihenfolge welcher Vorgang durch wen oder durch was veranlasst wurde oder wird. Protokollierung bezeichnet dabei die Niederlegung der drei Protokollbestandteile Zeitpunkt, beteiligte Personen und Vorgang. Erfolgt die Niederlegung in Schriftform, spricht man auch von Niederschrift.“

Sinn und Zweck des Protokollierens ist es, Vorgänge zu rekonstruieren oder zu planen, um Fehler bzw. Fehlfunktionen zu orten bzw. zu vermeiden. Damit das gelingt, müssen Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit der erfassten Vorgänge und/oder Ergebnisse sichergestellt sein.

Welche Protokollart ist effektiv?

In der Praxis hat sich eine gesunde Mischung aus so genannten Verlaufs- und Ergebnisprotokollen als ideale Form der Erfassung von Besprechungsinhalten herauskristallisiert. Dabei werden zum einen der Verlauf (zumindest in Stichworten) und auch Aufgabenzuteilungen, Ergebnisse und Beschlüsse der jeweiligen Sitzung niedergeschrieben. Die Inhalte werden in indirekter Rede erfasst und im Präsens niedergeschrieben.

Beim Erstellen von Protokollen gilt es zu beachten, dass die Würze in der Kürze liegt. Allzu prosaische Formulierungen sollten daher vermieden werden. Als Hilfestellung kann die 3W-Faustregel herangezogen werden:

  • Was wurde vereinbart bzw. festgelegt?
  • Wer ist davon betroffen bzw. dafür verantwortlich, oder für wen sind diese Informationen relevant?
  • Was ist bis wann und von wem zu erledigen?

In iPROT können Sie zu diesen 3W’s verschiedene Typen von Protokollinhalten in den Einstellungen abbilden. Wir nennen das die Eintragstypen. Klicken Sie dazu im Menü auf „Eintragstypen“. Dort können Sie definieren, dass zum Beispiel zu einer Aufgabe immer auch zumindest ein Verantwortlicher und ein Fälligkeitsdatum eigegeben werden muss.

Effektivität durch Vorbereitung

Jede Besprechung wird zielorientiert, wenn sie gründlich vorbereitet ist. Investieren Sie also ausreichend Zeit in die Besprechungsvorbereitung.

iPROT bietet durch die integrierte Endlosprotokollmethode dafür einige Hilfestellungen.

Am besten erstellen Sie sich für Ihre Besprechung bereits vorab ein neues Protokoll. Markieren Sie dazu einfach die letzte Besprechung und klicken auf „+ Neues Protokoll“ oben rechts.

Nun können Sie gleich die Besprechungsdaten für den Protokollkopf eintragen. Dazu gehören neben einem Besprechungsthema auch Datum, Zeit, Ort und Protokollverfasser. Ebenso können Sie in diesem Dialogfeld auch gleich den Verteiler definieren, an den nach der Besprechung das Protokoll verschickt werden soll. Und eine Vorschau auf die nächste Besprechungstermine kann im Reiter „Notizen“ eingetragen werden.

Gehen Sie nun die aus den letzten Besprechungen übernommenen, offenen Themen und Einträge durch. Allfällige in der Zwischenzeit abgearbeitete Aufgaben können Sie als erledigt markieren. Eventuell ist es sinnvoll, in einem kurzen Eintrag die Erledigung der Aufgabe zu dokumentieren und zugehörige Ergebnisunterlagen als Beilagen anzuhängen. Dies hilft bei der vollständigen Projektdokumentation.

Neue Themen für die nächste Besprechung können Sie gleich anlegen und Ihre Ideen, Gedanken und Notizen in einem ersten Eintrag stichwortartig niederschreiben.

Nun haben Sie eine Agendaversion des nächsten Besprechungsprotokolls. Wenn Sie diese Agedaversion ausdrucken oder an die Besprechungsteilnehmer zur Vorbereitung übermitteln möchten, dann klicken Sie im Menü auf den Eintrag „Protokoll Vorschau“. Sie erhalten nun eine PDF-Version des vorbereiteten Protokolls zum Ausdrucken oder versenden via eMail.

Mitschreiben & versenden

iPROT ist grundsätzlich auf eine einfache Bedienung ausgelegt, die rasch zum gewünschten Ergebnis führt – dem Protokoll. Daher können Sie mit iPROT auch gleich während einer Besprechung das Protokoll verfassen, wenn Sie das möchten.

Eventuell macht es Sinn, den Bildschirminhalt mittels Beamerprojektion auch den anderen Besprechungsteilnehmern zu zeigen, um so auch die Akzeptanz der niedergeschriebenen Gesprächsinhalte zu erhöhen.

Wenn Sie keine Beamerprojektion möglich oder gewünscht ist, dann sollten Sie vor Abschluss der Besprechung die wesentlichen Einträge und insbesondere Festlegungen und Entscheidungen nochmals vorlesen. So können allfällige Rückmeldungen von Teilnehmern gleich in das Protokoll eingearbeitet werden.

Selbstverständlich können Sie das Besprechungsprotokoll aber auch nach der Besprechung in Ruhe zusammenstellen.

Der Versand des Protokolls ist mit iPROT mit zwei Klicks erledigt. Wählen Sie dazu einfach im Menü den Eintrag „Protokoll versenden“ aus und bestätigen Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche „Senden“ den Versand des Protokolls.

iPROT schickt dann alle im Verteiler angeführten Personen eine eMail mit dem Downloadlink Ihres Protokolls.

Buchtipps zum Protokollieren

Wenn Sie sich über das Verfassen von Protokollen weiter vertiefen möchten, dann können wir Ihnen zum Abschluss das Buch „Duden Praxis kompakt – Protokolle, Berichte und Memos verfassen“ von Judith Engst oder das Buch „Protokolle erstellen: Gezielt mitschreiben und ausformulieren. Die erfolgreichsten Methoden, Tipps und Strategien (Schneller & Leichter Lernen)“ von Nicole Langer empfehlen.