Mit iPROT unterwegs

iPROT ist für den mobilen Einsatz unterwegs bestens geeignet. Die Benutzeroberfläche ist für den Gebrauch auf Tablet-Computern wie beispielsweise dem iPad von Apple optimiert und Sie können damit überall, wo Sie eine ausreichende Internetverbindung haben, auch unterwegs Protokolle erstellen, bearbeiten und versenden. In diesem Beitrag haben wir zwei Anwendungsszenarien für mobiles Arbeiten mit iPROT genauer unter die Lupe genommen:

Mit dem Tablet in der Besprechung

Mit iPROT können Sie auf einem Tablet, wie beispielsweise dem iPad von Apple direkt in einer Besprechung das Protokoll verfassen. Alle modernen Tablets verfügen über zumindest einen der gängigen Webbrowser wie Safari, Firefox oder Chrome. Und iPROT ist für die Verwendung in allen diesen Browsern optimiert.

Das Erstellen eines Protokolls direkt in der Besprechung am iPad klappt am besten mit einer externen Tastatur. Damit können Sie den ganzen Bildschirm des Tablets für iPROT verwenden und Schaltflächen bzw. Dialogfenster werden nicht durch eine Software-Tastatur überlagert.

Idealerweise haben Sie als Sitzungsleiter Ihre Besprechung mit iPROT vorbereitet, so wie das hier in einem anderen Blogbeitrag beschrieben wurde. Diese vorbereitenden Arbeiten können Sie bequem am Rechner im Büro oder zu Hause durchführen und dann unterwegs bzw. in der Besprechung am iPad weiter bearbeiten.

Natürlich können Sie auch am iPad Beilagen zu Ihrem Protokoll anfügen. Apple’s iOS11 bietet dafür eine Fülle an Möglichkeiten, um beispielsweise auch auf externe Laufwerke via WebDAV zugreifen zu können. Die in iPROT direkt integrierte Dropbox-Schnittstelle kann dafür ebenfalls verwendet werden.

Notizen auf Flipcharts oder Skizzen auf Planunterlagen können Sie gleich während der Besprechung direkt über das iPad einscannen (z.B. mit ScanBot oder ScannerPro) oder fotografieren und an das Besprechungsprotokoll anhängen.

Ein weiterer Vorteil dieser Methode ist, dass Sie das Protokoll gleich nach Ende der Besprechung mit der in iPROT integrierten Versandfunktion umgehend an den vordefinierten Verteiler versenden können. Damit haben alle Teilnehmer das Protokoll gleich nach dem Besprechungsende im eMail-Postfach.

Begehungsprotokolle unterwegs erstellen

Mit iPROT können Sie neben Besprechungsprotokollen auch Protokolle von Begehungen erstellen und diese mit den zu dokumentierenden Beilagen versehen. Diese Begehungsprotokolle können Sie direkt vor Ort im Zuge der Begehung auf Ihrem Tablet erfassen. Fotos von z.B. Mängeln, etc. fügen Sie einfach mit der integrierten Aufnahmefunktion zu einem Eintrag hinzu.

Klicken Sie dazu beim Erstellen des Eintrags auf den Link „Lokale Datei(en) …“ und starten Sie dann mit dem Kamerasymbol die Fotoaufnahmefunktion Ihres Tablets. Das aufgenommene Foto wird dann als Beilage zum jeweiligen Eintrag angefügt.

Aufgaben für das Erledigen von z.B. Mängeln oder Restleistungen können Sie den zuständigen Personen mit iPROT zuordnen und die Erledigungsfristen dazu eintragen. Auf diese Weise entsteht aus Ihrem Begehungsprotokoll auch gleich eine Aufgabenlisten für das Abarbeiten der im Zuge der Begehung festgestellten offenen Punkten.

Nach Abschluss der Begehung verschicken Sie das Begehungsprotokoll umgehend mit der in iPROT integrierten Versandfunktion an den vorher definierten Verteiler – ganz gleich wie beim Besprechungsprotokoll haben dann alle Teilnehmer das Protokoll gleich nach der Begehung in ihrem eMail-Postfach.

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