Mit der Zeit oder über die Jahre sammeln sich rasch einige Projekte in Ihrer iPROT Datenbank an. Seit Version 3.0 verfügt iPROT über eine umfassende Archivfunktion. Damit ist es möglich, ganze Projekte zu archivieren, ohne dass die bereits ausgeschickten Protokolle und zugehörige Beilagen verloren gehen. Die Archivierung Ihrer Daten in iPROT erfolgt in zwei Stufen:

Stufe 1 – Projektdokumentation erstellen

iPROT bietet die Möglichkeit, eine vollständige Projektdokumentation zu erstellen. Wechseln Sie dazu in die Such-Funktion (Reiter links oben neben „Protokolle“). Dort wählen Sie zunächst das Projekt aus, für das Sie eine Projektdokumentation erstellen wollen. Achten Sie darauf, dass die Suchkriterien „Eintragstypen“, „Kapitel“ und „Protokolltypen“ und den übrigen Eingabefeldern keine Einschränkungen aufweisen und jeweils auf „Alle“ gestellt sind. Ein Klick auf die Schaltfläche „Suchen“ liefert rechts daneben das Ergebnis.

Rufen Sie nun das Menü rechts oben auf und aktivieren Sie die Checkbox neben „Erledigte Themen & Einträge anzeigen“. Nun werden auch alle im Projektverlauf als erledigt markierten Themen und Einträge angezeigt.

Wenn Sie nun im Menü auf „Protokoll (Vorschau)“ klicken, dann erhalten Sie eine PDF-Datei, die alle Protokolle, Themen und Einträge zum ausgewählten Projekt beinhaltet. Diese PDF-Datei ist eine vollständige Projektdokumentation, die Sie lokal auf Ihrem Rechner abspeichern können.

Stufe 2 – Projekt archivieren

Im zweiten Schritt geht es nun darum, das soeben dokumentierte Projekt in der iPROT-Datenbank zu archivieren. Rufen Sie über das Menü die Projektverwaltung durch einen Klick auf den Menüeintrag „Projekte“ auf. Neben jedem dort angeführten Projekt finden Sie eine Schaltfläche „Archivieren“. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, dann meldet sich iPROT mit der Frage, ob Sie das Projekt tatsächlich archivieren wollen und macht Sie darauf aufmerksam, dass eine Wiederherstellung der Daten jederzeit manuell durch den iPROT-Support möglich ist. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird Ihr Projekt in der iPROT-Datenbank archiviert. Alle Daten bleiben jedoch vollständig erhalten und damit funktionieren auch nach dem Archivieren noch alle Downloadlinks zu bereits ausgesendeten Protokollen samt Beilagen. In Ihrer iPROT-Benutzeroberfläche steht das archivierte Projekt jedoch nicht mehr zur Verfügung und kann daher auch nicht mehr aufgerufen werden. Sollten Sie das Projekt oder Informationen daraus zu einem späteren Zeitpunkt wieder benötigen, können Sie die Wiederherstellung des archivierten Projektes jederzeit beim iPROT-Support völlig kostenlos und unverbindlich veranlassen.

Übrigens belasten archivierte Projekte nicht die Anzahl der aktiven Projekte, die Sie in Ihrem iPROT-Abopaket inkludiert haben. So können Sie rasch und bequem wieder Platz für neue Herausforderungen schaffen. Und das ganz ohne Datenverlust.