Zu den wichtigsten Neuerungen der iPROT-Version 4.2 zählt eine Schnittstelle (API = Application Interface) zu den Software-Produkten der Firma untermStrich. Dieses neue Feature für iPROT-Pro- und iPROT-X-Kunden umfasst aktuell zwei Funktionen:

  • Import von Kontaktdaten aus einem untermStrich-Projekt in ein iPROT-Projekt
  • Anzeige von Download-Links zu Besprechungs-Protokollen (iPROT-PDFs) in untermStrich *

In diesem Blog-Beitrag erläutern wir Ihnen die Nutzung dieser Funktionen in der iPROT-Benutzeroberfläche.

* Anmerkung: Die Anzeige von Links zu iPROT-Besprechungen funktioniert aktuell in untermStrich noch nicht. Die Implementierung dieser Funktion soll in den nächsten Wochen erfolgen.

API für ein Projekt freischalten

Der API-Zugriff wird projektweise verwaltet. Um die API für ein Projekt freizuschalten, müssen Sie als Administrator von iPROT X oder iPROT Pro angemeldet sein. Sie wählen das gewünschte Projekt aus, öffnen im Seitenmenü die Projekteinstellungen, aktivieren das Dialogblatt Externer Zugriff (Token), aktivieren die Option Zugriff aktivieren und klicken auf Speichern. Fertig!

API für ein Projekt freischalten (setzt iPROT Pro oder iPROT X sowie Administratorrechte voraus!)

Hinweis: Standardmäßig werden PDFs aller Protokolltypen mit untermStrich geteilt. Wenn Sie nur Besprechungen ausgewählter Typen teilen möchten, deaktivieren Sie die Option Alle Protokolltypen und wählen stattdessen die gewünschten Typen manuell aus. Das ist dann z.B. dann zweckmäßig, wenn Sie zwar Baubesprechungen teilen möchten, nicht aber interne Aktennotizen.

Kontakte von untermStrich zu iPROT übertragen

In untermStrich müssen Sie nun einmalig den sogenannten »iPROT-Butler« installieren (siehe https://webservices.untermstrich.com/h4/de:butler:iprot). In dieses Plugin kopieren Sie die in iPROT angezeigte Token-Zeichenkette. Diese Zeichenkette stellt die Verbindung zwischen untermStrich und iPROT her.

Nun können Sie in untermStrich alle Kontakte des betreffenden Projekts nach iPROT importieren. iPROT versucht beim Import so gut es geht, Doppelgänger zu erkennen und zu vermeiden. Auf keinen Fall werden beim Import vorhandene Kontaktdaten überschrieben oder geändert.

In iPROT sind im Dialog Benutzer und Personen die importierten Kontakte durch einen neuen Button gekennzeichnet. Ein Klick auf diesen Button führt zu den Personendaten in untermStrich.

Über die API importierte Kontakte sind mit einem Extra-Button gekennzeichnet

Protokoll abschließen, ohne es zu versenden

Normalerweise werden Besprechungsprotokolle erst dann mit untermStrich geteilt, wenn das Protokoll versendet wurde oder wenn ein neues Protokoll desselben Typs angelegt wird. In beiden Fällen ist für iPROT klar, dass das Protokoll abgeschlossen ist und nicht mehr verändert wird.

Manche unserer Kunden verwenden iPROT nur zum Verfassen der Protokolle, nicht aber zum Versenden. Um unseren Kunden auch in diesem Fall die Möglichkeit zu geben, ein Protokoll als abgeschlossen zu kennzeichnen (ohne gleich ein neues Protokoll zu verfassen), haben wir den Dialog Protokoll abschließen und versenden mit dem neuen Button Abschließen ausgestattet. Dieser Button wird nur für Protokolle angezeigt, die über die API mit untermStrich geteilt werden.

Es gibt jetzt die Möglichkeit, ein Protokoll explizit abzuschließen, ohne es gleichzeitig zu versenden