Besprechungen mit iPROT optimal vorbereiten

iPROT ist so konzipiert, dass Sie damit Ihre Protokolle gleich während einer Besprechung erstellen und danach auf Knopfdruck sofort versenden können. Natürlich können Sie mit iPROT ein Protokoll auch nach Abschluss der jeweiligen Besprechung schreiben. In jedem Falle sind für Besprechungen gewisse Vorbereitungsarbeiten notwendig, die Sie am besten mit iPROT direkt in einer Vorabversion des späteren Protokolls erledigen können. In…

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Mit iPROT Projekte professionell archivieren

Mit der Zeit oder über die Jahre sammeln sich rasch einige Projekte in Ihrer iPROT Datenbank an. Seit Version 3.0 verfügt iPROT über eine umfassende Archivfunktion. Damit ist es möglich, ganze Projekte zu archivieren, ohne dass die bereits ausgeschickten Protokolle und zugehörige Beilagen verloren gehen. Die Archivierung Ihrer Daten in iPROT erfolgt in zwei Stufen: Stufe 1 – Projektdokumentation erstellen…

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Protokolle mit iPROT effektiv(er) schreiben

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie Sie ein Protokoll möglichst effektiv schreiben? Oder Sie haben schon einmal nach einer Kurzanleitung oder Tipps zum Verfassen von Protokollen gesucht. Mit iPROT haben Sie ein wirksames Werkzeug, das Ihnen beim Schreiben und Versenden von Protokollen einiges an Arbeit abnimmt. In diesem Beitrag haben wir ein paar Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt,…

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Tipp: Planversand mit iPROT

Das Verteilen von Plänen ist bei Bauprojekten immer eine gewisse logistische Herausforderung. Zwar ist diese Tätigkeit seit der nahezu flächendeckenden Verbreitung von eMail nicht mehr ganz so aufwändig wie früher, als Pläne noch physisch auf Papier an die Projektbeteiligten übermittelt wurden. Aber die eMail als digitaler Plan-Postbote hat auch so ihre Tücken. So kann es beispielsweise vorkommen, dass Plandateien (meist…

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Tipp: Ein virtuelles Baubuch mit iPROT erstellen

Das Baubuch ist ein traditionelles Dokumentationswerkzeug auf einer Baustelle. Es handelt sich dabei tatsächlich um ein physisches Buch, das auf der Baustelle aufliegt und in das sowohl Auftraggeber als auch bauausführender Auftragnehmer Eintragungen vornehmen können. Manchmal wird es auch einvernehmlich durch das Baubesprechungsprotokoll der Örtlichen Bauaufsicht ersetzt, meistens aber schlichtweg vergessen. Jedenfalls gibt es auch andere – zeitgemäßere – Werkzeuge,…

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Tipp: Strukturierung von Protokollen mit Kapiteln

Für die Strukturierung und Gliederung von Protokollen und Gesprächsnotizen steht in iPROT die Möglichkeit einer Kapitelgliederung zur Verfügung. Sobald über das Eingabefeld „Neuer Besprechungspunkt“ in der zweiten Spalte einen neuen Besprechungspunkt angelegt wird, kann man diesen einem Kapitel zuordnen (z.B. Planung). Diese Kapitel werden dann auch auf dem PDF-Ausdruck des Protokolls als Überschriften angezeigt und man kann damit ein längeres…

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Tipp: Protokoll-Layout auswählen

Mit iPROT können Sie zwischen zwei verschiedenen Protokoll-Layouts wählen. Standardmäßig wird das Protokoll in zwei Spalten (links: Punktnummer/Datum, rechts: Text der Einträge) formatiert. Zusatzinformationen (Verantwortliche für Aufgaben, das Datum „erledigen bis“, etc.) werden unterhalb des jeweiligen Eintrags angezeigt. Alternativ steht ein vierspaltiges Layout zur Auswahl, in dem in der dritten Spalte die Verantwortlichen und in der vierten Spalte die Datumsinformationen…

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Tipp: In 3 Schritten mehrere Logos im Protokoll-PDF einbauen

Es kommt immer wieder vor, dass man bei einem Projekt nicht nur das eigene Firmenlogo, sondern auch jenes des Kunden, ein bestimmtes Projektlogo oder die Logos anderer Projektpartner auf der PDF-Version der Besprechungsprotokolle darstellen will. Mit einigen wenigen Handgriffen ist das sehr rasch erledigt. Folgen Sie dazu einfach diesen drei Schritten: Schritt 1: Legen Sie einen rechteckigen, weißen Hintergrund im…

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Tipp: Punkte und Einträge nur aus der jüngsten Besprechung anzeigen

Mit der Such- und Filterfunktion von iPROT haben Sie die Möglichkeit, nur jene Punkte und Einträge aus der jüngsten Besprechung anzuzeigen und davon dann ein PDF zu generieren. Wie Sie dabei vorgehen, erklären wir Ihnen hier: Schritt 1: Gehen Sie in die „Suche„, wählen Sie im Feld „Projekte“ das gewünschte Projekt aus. Schritt 2: In den Auswahlfeldern „Protokolltypen“ und „Protokoll“…

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In 5 Schritten Aufgabenlisten mit iPROT erstellen

Mit iPROT lassen sich ganz rasch und mit wenigen Klicks Aufgabenlisten erstellen, die dann je nach zuständigem Projektmitarbeiter personenbezogen gefiltert und verteilt werden können. Alles was Sie dazu benötigen, ist die Suche- und Filterfunktion von iPROT und mit ein paar wenigen Klicks haben Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt. Und so erstellen Sie Ihre Aufgabenliste in nur 5 Schritten: Wechseln Sie in…

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