Um iPROT möglichst effizient zu nutzen, sollten Sie sich mit den wesentlichen Begriffen und der Nomenklatur von iPROT vertraut machen:

Projekte #

Sie können innerhalb von iPROT mehrere Projekte verwalten. Ein Projekt ist z.B. der Erweiterung eines Krankenhauses, der Neubau eines Einkaufszentrums oder die Einführung einer neuen IT-Infrastruktur in einem Unternehmen. Genau so gut könnte ein Projekt aber auch ein bestimmter Unternehmensbereich sein, wie beispielsweise das Qualitätsmanagement.

Protokolltypen #

Bei großen Projekten gibt es in der Regel mehrere Protokolltypen, für z.B. Planungsbesprechungen, Projektteam-Sitzungen, Ausschusssitzungen, Planversand, etc. In iPROT erhält jeder Protokolltyp ein Kürzel, z.B. PLAN für Planungsbesprechungen. Sie können in iPROT beliebig viele Protokolltypen selbst definieren. Ein Protokolltyp kann auch der Versand von Projektunterlagen sein. Zum Beispiel können Sie in iPROT für den Versand von Plänen einen eigenen Protokolltyp einrichten und damit die Versandprotokolle für das Verteilen der aktuellen Planstände auf einer Baustelle anlegen und dokumentieren.

Protokolle #

Die Protokolle innerhalb eines Protokolltyps werden von iPROT automatisch nummeriert. Das Protokoll zur ersten Planungsbesprechung erhält die Nummer PLAN.001.

Beim Anlegen eines neuen Protokolls geben Sie den Ort und die Zeit der Besprechung ein, außerdem alle anwesenden Personen. Darüber hinaus können beliebig viele weitere Personen auf den Verteiler gesetzt werden, so dass diese das Protokoll ebenfalls erhalten.

Themen #

Ein Protokoll kann aus beliebig vielen Themen bestehen. Auch die Themen werden nummeriert. PLAN.003.002 ist das zweite neue Thema, das im Protokoll zur dritten Planungsbesprechung angelegt wurde.

Nach der Idee der Endlosprotokollmethode enthält das Protokoll jeder Besprechung nicht nur neue Themen, sondern auch alle Themen aus früheren Besprechungen, die noch nicht erledigt sind.

Kapitel #

Jedes Thema kann einem Kapitel zugeordnet werden. Das ermöglicht es, das Protokoll in übersichtliche Kapitel zu gliedern, z.B. Allgemeines, Planung, Termine und Kosten. Sie können in iPROT beliebig viele Kapitel definieren und festlegen, in welcher Reihenfolge diese im Protokoll erscheinen sollen. iPROT unterscheidet zwei Kapitelebenen. Damit haben Sie die Möglichkeit, die Inhalte in Ihrem Protokoll in zwei Gliederungsebenen zu strukturieren.

Einträge #

Zu jedem Thema kann es beliebig viele Einträge geben. Jedes Thema kann in jedem Protokoll durch neue Einträge ergänzt werden. Einträge bestehen aus formatiertem Text. Die Eingabe erfolgt in einem komfortablen Editor.

iPROT unterstützt verschiedene Arten von Einträgen, die Sie selbst konfigurieren können. Eine Aufgabe, eine Information, eine Festlegung etc. Zusammen mit Aufgaben können zwei Datumsangaben gespeichert werden, erledigen bis und erledigt am. Außerdem können für jede Aufgabe Verantwortliche genannt werden. Das ermöglicht eine klare Verfolgung aller offener Aufgaben und eine einfache Zuordnung an die betreffenden Personen.

Schließlich können zu jedem Eintrag beliebig viele, frei wählbare Stichworte (so genannte Tags) angegeben werden, um eine spätere Suche zu erleichtern.

Ergänzungen #

Ergänzungen sind kurze Anmerkungen oder Kommentare als Text zu einem Eintrag. Sie können zu Einträgen im aktuellen Protokoll oder auch zu Einträgen aus vorangegangenen Protokollen hinzugefügt werden. Zu jedem Eintrag kann es beliebig viele Ergänzungen geben.