Bereits während dem Verfassen eines Protokolls können Sie mit den PDF-Funktionen im Menü rechts oben jederzeit das aktuelle Protokoll oder auch nur ein einzelnes Thema daraus in Druckform ansehen. Die grafische Darstellung in den PDF-Dateien der Protokolle ist an jene in der Benutzeroberfläche angelehnt.

Mit iPROT erstellte Protokolle beginnen mit einem Bereich auf der ersten Seite, in dem die Metadaten zum Protokoll zusammengefasst werden: Betreff und Ort der Besprechung, Zeit, anwesende Personen, Verteiler, Notizen und Vorschau auf die nächsten Termine.

Innerhalb des Protokolls sind neue Themen durch einen grauen Hintergrund hervorgehoben. Bereits erledigte Einträge werden in grauer Schrift dargestellt. Durch die Endlosprotokollmethode umfasst jedes Protokoll neben den neuen Themen aus dem aktuellen Protokoll auch die alten Themen aus früheren, vorangegangenen Protokollen, sofern diese noch nicht erledigt sind oder seit dem letzten Protokoll verändert wurden. Als Veränderung gelten Textkorrekturen aber auch das Setzen des Erledigt-Status oder die Eingabe eines Datums (Erledigen bis, Erledigt am).

Den Einträgen beigefügte Bilder und Dokumente werden im Protokoll in verkleinerter Form sowie als Link dargestellt. Ein Klick auf das verkleinerte Bild bzw. den Link zeigt das Bild in voller Auflösung auf einem Webbrowser bzw. startet den Download des dem Protokoll angehängten Dokuments. Die Einträge zu einem Thema werden im Protokoll in aufsteigender Reihenfolge angezeigt, sortiert nach dem jeweiligen Datum der Besprechung, in der der Eintrag generiert wurde.