Nach dem Anlegen eines Protokolls wird dieses automatisch aktiviert. Wenn es sich um das erste Protokoll innerhalb eines Protokolltyps handelt, sind die Liste der Themen und Einträge in der zweiten und dritten Spalte vorerst leer. Sie müssen nun also das erste Thema anlegen. Sobald Sie das Eingabefeld + Neues Thema in der zweiten Spalte anklicken, erscheint ein entsprechender Dialog.

Ein neues Thema ist eigentlich nur eine kurze Überschrift (z.B. Agendapunkt), die Sie einem Kapitel zuordnen können (z.B. Planung). Der eigentliche Inhalt wird in den so genannten Einträgen erfasst.

Um Protokolle ohne Kapitelgliederung zu verfassen, müssen Sie beim Anlegen neuer Themen konsequent auf die Angabe eines Kapitels verzichten. Wenn iPROT erkennt, dass Sie in einem Protokolltyp keine Kapitel benutzen, werden im Protokoll keine Kapitelüberschriften angezeigt.

Zudem können Sie in iPROT festlegen, ob ein Thema ein fortlaufendes Thema sein soll (also ganz im Sinne der Endlosprotokollmethode), oder ob das Thema ein einmaliges Thema ist. Einmalige Themen werden dann eben nur im gerade aktiven Protokoll angezeigt und samt den ihnen zugeordneten Einträgen nicht in das Folgeprotokoll mitgenommen.