Bevor Sie mit iPROT zu arbeiten beginnen, werden Sie wahrscheinlich einige Grundeinstellungen verändern wollen. Hier dazu ein kurzer Überblick:

• Mit dem Menüpunkt Projekte richten Sie neue Projekte ein. Dabei müssen Sie lediglich den Projektnamen und ein Kürzel angeben (Sie können anstelle des Kürzels auch eine Projektnummer eingeben). Je nach iPROT-Version ist die Anzahl der aktiven Projekte beschränkt.
• Mit dem Menüpunkt Benutzer gelangen Sie in die Benutzerdatenbank mit den Daten aller iPROT-Nutzer sowie aller Personen, an die mit iPROT Protokolle von Besprechungen versendet werden sollen.
Wenn Sie iPROT erstmalig nutzen, gibt es in der Regel nur eine Person mit Administratorrechten. Der Administrator muss nun die Mitarbeiter seines Betriebs anlegen, die Protokolle bearbeiten dürfen, und muss ihnen entsprechende Rechte zuweisen (siehe Kapitel Benutzer & Personen).
• Mit dem Menüpunkt Protokolltypen geben Sie an, welche Namen Ihre Protokolltypen haben. Einige Protokolltypen sind bereits vordefiniert. Es ist Ihnen natürlich freigestellt, diese Protokolltypen umzubennen oder ganz zu löschen. Sie brauchen aber zumindest einen Protokolltyp. 
Die Kürzel von Protokolltypen werden zur Bezeichnung der Themen in einem Protokoll verwendet und können nachträglich nicht mehr verändert werden!
• Mit dem Menüpunkt Kapitel definieren Sie Kapitel zur Gliederung des Protokolls. Weitere Details zu den umfassenden Einstellmöglichkeiten von iPROT lesen Sie im Kapitel Einstellmöglichkeiten.