Ein Klick auf die Menüfunktion Protokoll versenden führt in den Dialog zum Protokollversand. Dieser Dialog fasst nochmals die Eckdaten des Protokolls zusammen und gibt an, an welche E-Mail-Adressen die Download-Links für das Protokoll versendet werden sollen. Ein typisches Versand-E-Mail sieht zum Beispiel so aus:
Selbstverständlich können Sie den E-Mail-Text in den Systemeinstellungen frei konfigurieren.
Grundsätzlich versendet iPROT die PDF-Dateien nicht direkt, sondern in Form von Download-Links. Das hat zwei Vorteile: Zum einen sind die Verständigungs-E-Mails sehr klein, zum anderen lässt sich später nachvollziehen, welche Empfänger das Protokoll heruntergeladen haben. Die Download-Links bleiben gültig, solange das Projekt in iPROT aktiv ist.
HINWEIS
Sobald eine Folgebesprechung angelegt wurde und/oder ein Protokoll über die Versandfunktion versendet wurde, können aus Gründen der Dokumentation und Revisionssicherheit die Themen und Einträge dieses Protokolls nicht mehr verändert werden.
Falls ein Protokoll bereits versandt wurde, dient der Dialog Protokoll versenden zur Kontrolle, wer das Protokoll heruntergeladen hat. Auch ein neuerliches Versenden des Protokolls ist möglich.
Kunden eines iPROT-Pro-Accounts haben die Möglichkeit, das eigene Kundenlogo in den E-Mails anzuzeigen, die beim Versenden von iPROT erzeugt werden. Dazu sind keine zusätzlichen Maßnahmen oder Einstellungen erforderlich. iPROT übernimmt für den Versand einfach das in den System- oder Projekteinstellungen hochgeladene Kundenlogo.