Benutzer & Personen verwalten #

Im Einstellungsdialog Benutzer sind in einer Liste alle iPROT bekannten Personen in alphabetischer Reihenfolge aufgelistet. Sobald Sie einen Listeneintrag auswählen, können Sie die Daten der Person einstellen bzw. ändern. Um eine Person zu löschen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Dialog rechts unten.

Wenn die Checkbox Benutzer im aktuellen Projekt unterhalb der Personenliste aktiviert ist, werden nur Personen angezeigt, die dem aktuellen Projekt zugeordnet sind. Die Zuordnung eines Benutzers zu einem Projekt erfolgt über Verteiler, projektspezifische E-Mail-Adressen (siehe unten) oder projektspezifische Funktionen (siehe unten).

Wenn die Checkbox Benutzer mit Berechtigungen unterhalb der Personenliste aktiviert ist, werden nur Personen mit Zugriffsrechten angezeigt werden.

Mit dem Textfeld Name, Firma filtern Sie die Personenliste: Sobald Sie hier einen Text angeben, werden nur die Personen angezeigt, deren Vor-, Nach- oder Firmenname so anfängt wie der Suchtext.

Beim Anlegen neuer Personen sind zumindest drei Angaben zwingend erforderlich: Der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse. iPROT erlaubt es grundsätzlich, dass mehrere Personen eine gemeinsame E-Mail-Adresse verwenden (z.B. eine Projekt-E-Mail-Adresse). Die iPROT-Entwickler empfehlen aber aus Sicherheitsgründen dringend, gemeinsame E-Mail-Adressen zu vermeiden. Personen, die sich bei iPROT anmelden dürfen (die also Zugriffsrechte haben), müssen zwingend eine eindeutige E-Mail-Adresse haben.

HINWEIS
Bitte beachten Sie, dass iPROT die Benutzer über die jeweilige E-Mail-Adresse identifiziert. Daher sollte diese E-Mail-Adresse immer eindeutig sein. Falls Sie mehrere Benutzer mit der selben E-Mail-Adresse anlegen, dann können Sie diesen Benutzern keine Rechte mehr vergeben!

Neben der eindeutigen E-Mail-Adresse, die auch für das Login erforderlich ist, können wahlweise zusätzliche, projektspezifische E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Projektspezifische E-Mail-Adressen.

HINWEIS
Wenn eine projektspezifische E-Mail-Adresse bei einem Benutzer hinterlegt ist, dann wird immer diese E-Mail-Adresse für den Versand der Protokolle verwendet!

Die Funktion beschreibt, welche Funktion (Rolle) eine Person im Projekt spielt (z.B. Projektauftraggeber). Bei iPROT-Neuinstallationen ist eine typische Auswahl an Funktionen vordefiniert. Weitere Funktionen können im Einstellungsdialog Funktionen eingerichtet werden. Sie können mit einem Klick auf die Schaltfläche Weitere Funktionen einer Person auch zusätzliche oder andere projektabhängige Funktionen zuordnen.

HINWEIS
Sie müssen Änderungen explizit speichern, bevor Sie eine andere Person auswählen – andernfalls gehen Ihre Änderungen verloren! Weiters müssen Sie beachten, dass nach einer Veränderung der eMail-Adresse bei einer bereits angelegten Person diese auch für den Login der jeweiligen Person gilt!

Zugriffsrechte #

Die iPROT-Benutzerverwaltung unterscheidet vier Berechtigungsebenen:

• Benutzer ohne Rechte: Solche Personen sind in iPROT der Normalfall! Sie können eMails mit Protokollen erhalten, haben aber kein Passwort und dürfen sich somit nicht in der iPROT-Benutzeroberfläche anmelden. Personen ohne Rechte sind also Projektteilnehmer, die Protokolle in PDF-Form herunterladen und lesen dürfen, die aber keine Möglichkeit haben, Protokolle zu verfassen oder zu ändern.
• Benutzer mit Leserechten: Solche Personen haben ein Passwort und dürfen sich in der iPROT-Benutzeroberfläche anmelden und die iPROT-Datenbank abfragen. Die Leserechte können auf einzelne Projekte oder sogar auf einzelne Protokolltypen innerhalb eines Projekts eingeschränkt sein. Im Rahmen dieser Rechte können Personen mit Leserechten in der iPROT-Benutzeroberfläche nach Besprechungseinträgen suchen und diese lesen. Sie dürfen aber keine Veränderungen durchführen.
• Benutzer mit Schreibrechten: Wie oben, allerdings dürfen diese Personen neue Protokolle anlegen, Themen und Einträge verfassen, ändern und löschen, neue Personen, Protokolltypen und Kapitel anlegen, Protokolle versenden etc. Abermals können diese Rechte auf einzelne Projekte oder Protokolltypen eingeschränkt sein.
• Administratoren: Administratoren dürfen Änderungen in allen Projekten und Protokolltypen durchführen, neue Projekte und Funktionen definieren sowie Benutzern Zugriffsrechte geben.

Je nach iPROT-Version ist die Anzahl der Benutzer mit Schreib- und Administratorrechten limitiert. Die Anzahl der Benutzer ohne Zugriffsrechte bzw. mit Leseberechtigung ist in allen iPROT-Versionen nicht eingeschränkt.

Zugriffsrechte einstellen #

Zugriffsrechte können im Einstellungsdialog Benutzer & Personen auf dem Registerblatt Rechte eingestellt werden. Dieses Registerblatt steht nur Administratoren zur Verfügung (d.h. nur Administratoren können Benutzern Zugriffsrechte geben).

WICHTIG
Aus Sicherheitsgründen können nur solche Personen Zugriffsrechte erhalten, die eine eindeutige E-Mail-Adresse haben.

Damit ein Benutzer sich in der iPROT-Benutzeroberfläche anmelden kann, benötigt er ein Passwort. Dieses wird mit der Schaltfläche Passwort versenden zufällig festgesetzt und per eMail an den betreffenden Benutzer versendet. Der Benutzer kann sich dann mit diesem Passwort erstmalig anmelden und sein eigenes Passwort anschließend über den Menüeintrag Passwort ändern neu einstellen.

In der Liste Spezifische Rechte auf Projekte und Protokolltypen ist aufgelistet, welche Rechte eine Person hat. iPROT unterscheidet zwischen reinen Leserechten und Schreib-/Leserechten (siehe dazu auch Zugriffsrechte). Diese Rechte können wahlweise für ein ganzes Projekt (also für alle Protokolltypen eines Projekts) oder für einen explizit ausgewählten Protokolltyp hinzugefügt werden. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, die Rechte einer Person beispielsweise so einzustellen, dass sie

• in allen Protokolltypen von Projekt X schreiben und lesen,
• im Protokolltyp A des Projekts Y schreiben und lesen sowie
• im Protokolltyp B des Projekts Z nur lesen darf.

Bei Benutzern mit Administratorrechten (Auswahlkästchen Administrator) erübrigt sich eine detaillierte Einstellung der Zugriffsrechte, weil diese Benutzer ohnedies uneingeschränkte Rechte innerhalb der iPROT-Benutzeroberfläche haben.