Die Aufgabenverwaltung ist eine der Kernfunktionen in jedem Protokoll und somit auch in iPROT. Personenbezogene Aufgabenlisten können mit der Suchfunktion erstellt und als PDF-Dateien verteilt werden. Zudem verfügt iPROT über eine Exportfunktion, mit der die eigenen, noch nicht erledigten Aufgaben und Termine von allen Projekten und Protokollen aus iPROT exportiert werden können. Und zwar entweder im Markdown-Format oder im iCal-Format. Letzteres lässt sich dann beispielsweise als Kalendertermine in Microsoft Outlook oder den Apple Kalender importieren. Beide Formate beinhalten einen Link zum Thema im Protokoll, damit man rasch zu einer genaueren Beschreibung der Aufgabenstellung in iPROT gelangen kann.
HINWEIS
Voraussetzung für den Export der Aufgaben ist ein aktiver iPROT-Account samt Admin- oder Schreibberechtigung. Dann wird mit dieser Exportfunktion eine Liste aller noch nicht erledigten Aufgaben aus allen Projekten und Protokollen erstellt, die der gerade in iPROT angemeldeten Person zugeordnet sind.
Der Export funktioniert dabei ausschließlich für den jeweils angemeldeten Benutzer und nur in eine Richtung, also aus iPROT heraus und dann auf Wunsch durch Import in eine andere Anwendung. Wenn Sie dann beispielsweise in Microsoft Outlook oder Apple Kalender einen aus iPROT exportierten Termin verschieben oder löschen, hat das keine Auswirkungen auf die Daten in Ihrem iPROT-Account.
Beim Export in das Markdown-Format wird jede Aufgabe die Schreibweise in der typischen Markdown-Syntax - [ ] [Thema](URL) aus Projektkürzel/Themennummer 📅 YYYY-MM-DD exportiert. Jede Aufgabe und jeder Termin ist mit dem entsprechenden Thema bzw. Eintrag direkt in iPROT verlinkt und beinhaltet auch einen Hinweis auf das Projekt und die Nummer des Themas im jeweilige Protokoll, sowie die Erledigungsfrist.
Eine Aufgabe könnte dann zum Beispiel so dargestellt sein: - [ ] [Projektstruktur & -kommunikation](https://iprot.eu/iprot/protokoll?pr=28&b=1070&pkt=2722) aus PRJ/PJF.001.002 📅 2024-03-04.
Generell gilt, dass alle Eintragstypen, für die in den Einstellungen von iPROT sowohl ein Fälligkeitsdatum in der Spalte „Erledigen bis“, als auch eine verantwortliche Person in der Spalte „Verantwortlich“ eingestellt sind – wie in nachstehender Abbildung dargestellt – mit dieser Funktion als Kalenderereignisse ins iCal- oder Markdown-Format exportiert werden können.
