Jetzt kann es los gehen: Wählen Sie im Listenfeld links oben das gewünschte Projekt aus und klicken Sie dann unter dem iPROT-Logo auf + Neues Protokoll, um in den Dialog zur Eingabe der Besprechungsdaten zu gelangen. In diesem Dialog geben Sie an, mit welchem Protokolltyp das Protokoll angelegt werden soll und wann bzw. wo die Besprechung stattfindet. Im Eingabefeld Betreff können Sie optional eine kurze Inhaltsbeschreibung angeben.

Beim ersten Protokoll, das Sie zum ausgewählten Protokolltyp anlegen, können Sie die Nummer des Protokolls im Feld Protokollnummer frei einstellen. Sobald Sie das Dialogfenster *Neues Protokoll* mit einem Klick auf die Speichern-Schaltflächen verlassen, wird die Protokollnummer gespeichert und kann danach nicht mehr verändert werden.

Außerdem zählen Sie im Eingabefeld Anwesend alle Personen auf, die an der Besprechung teilgenommen haben. Im Eingabefeld Verteiler nennen Sie alle Personen, die das fertige Protokoll später sonst noch erhalten soll.

HINWEIS
Alle anwesenden Personen sind automatisch auf dem Verteiler und müssen daher nicht ein zweites Mal angegeben werden.

Soweit die Personen bereits in der iPROT-Benutzerdatenbank enthalten sind, geben Sie einfach die Anfangsbuchstaben des Namens ein. Es erscheint dann eine Auswahlliste, aus der Sie die gewünschte Person komfortabel eingeben können.

Wenn Personen an einer Besprechung teilnehmen, die dem iPROT-System noch neu sind, klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue TeilnehmerIn und geben den Vor- und Nachnamen, Firmenbezeichnung sowie die E-Mail-Adresse in den Eingabefeldern ein und bestätigen Ihre Eingabe mit einem Klick auf Hinzufügen. Damit wird die Person in die Benutzerverwaltung von iPROT aufgenommen. Denken Sie daran, bei Gelegenheit die restlichen Personendaten (Anrede, Titel, Firma, Rolle, Funktion etc.) im Menüpunkt Benutzer zu vervollständigen. Andernfalls sind die Personendaten im Deckblatt des Protokolls unvollständig.

WICHTIG
Die Funktion + Neue TeilnehmerIn ist nicht dazu gedacht, um eine in der iPROT-Benutzerdatenbank bereits vorhandene Person in die Felder Anwesend oder Verteiler hinzuzufügen! Dazu geben Sie den gewünschten Namen direkt in den Eingabefeldern Anwesend oder Verteiler ein. Verwenden Sie die Schaltfläche + Neue TeilnehmerIn nur, wenn Sie rasch eine neue Person in die iPROT-Benutzerdatenbank einfügen möchten, ohne den Umweg über das Menü und die Benutzerdatenbank zu machen!

HINWEIS
Nach Möglichkeit sollte jede Person in iPROT eine eindeutige E-Mail-Adresse besitzen. Alle Nutzer, die sich in iPROT anmelden können, brauchen zwingend eine eindeutige E-Mail-Adresse! Sonstige Projektteilnehmer, die iPROT nicht direkt nutzen, sondern lediglich E-Mails mit den Protokollen empfangen, können sich z.B. eine gemeinsame Projekt-E-Mail-Adresse teilen, wenngleich dies aus Sicherheitsgründen nicht empfohlen wird.

Der Aufwand zur Eingabe der Anwesenden- und Verteilerliste reduziert sich ab dem zweiten Protokoll (= so genanntes Folgeprotokoll) innerhalb eines Protokolltyps stark: iPROT übernimmt dann alle Angaben aus dem vorigen Protokoll des selben Protokolltyps, und Sie müssen nur mehr allfällige Änderungen durchführen.

HINWEIS
Damit das automatische Ausfüllen der Besprechungsdaten funktioniert, müssen Sie zuerst in der ersten Spalte der iPROT-Benutzeroberfläche ein Protokoll des gewünschten Protokolltyps auswählen. Erst dann klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Protokoll.