Mit iPROT können Sie ein Protokoll entweder abschließen und gleich direkt mit der eingebauten Versandfunktion verschicken, oder das Protokoll nur abschließen, ohne es zu versenden. In beiden Fällen bedeutet das Abschließen eines Protokolls, dass es danach aus Dokumentationsgründen und Gründen der Revisionssicherheit nicht mehr verändert werden kann. Abgeschlossene Protokolle werden in der dunklen Spalte links mit einem kleinen blauen Haken links neben der Protokollnummer markiert. Verschickte Protokolle können Sie daran erkennen, dass diese zusätzlich zum kleinen blauen Haken auch mit einem kleinen Briefumschlag markiert sind.

Ein Klick auf die Menüfunktion Protokoll abschließen oder auf Abschließen im Kontextmenü des Protokolls führt in den Dialog zum Protokoll abschließen und versenden. 

Das Abschließen eines Protokolls, ohne es zu versenden schließt einen nachträglichen Versand zu einem späteren Zeitpunkt nicht aus. Und falls Sie zu schnell auf Abschließen oder Versenden geklickt haben, können Sie das jüngste Protokoll jederzeit wieder zum erneuten Bearbeiten mit einem Klick auf den Befehl Protokoll wieder öffnen im Kontextmenü freischalten (setzt Administrator-Rechte in Ihrem iPROT-Account voraus).

HINWEIS
Sollten Sie in einem Protokolltyp mehrere Protokolle noch nicht abgeschlossen oder verschickt haben, werden diese automatisch abgeschlossen, sobald Sie das jüngste Protokoll in diesem Protokolltyp abschließen oder verschicken. iPROT warnt Sie in diesem Fall mit einem Hinweis im Dialog Protokoll abschließen und versenden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall das Abschließen der älteren Protokolle nicht mehr rückgängig gemacht werden kann, auch nicht mit Administrationsrechten. Immer nur das jüngste Protokoll in einem Protokolltyp kann zum erneuten Bearbeiten freigeschaltet werden.

Der Dialog Protokoll abschließen und versenden fasst nochmals die Eckdaten des Protokolls zusammen und gibt an, an welche E-Mail-Adressen die Download-Links für das Protokoll versendet werden sollen.

Ein typisches Versand-E-Mail sieht zum Beispiel so aus:

Selbstverständlich können Sie den E-Mail-Text in den Systemeinstellungen oder Projekteinstellungen unter PDF-Design & Versand frei konfigurieren.

Grundsätzlich versendet iPROT die PDF-Dateien nicht direkt, sondern in Form von Download-Links. Das hat zwei Vorteile: Zum einen sind die Verständigungs-E-Mails sehr klein, zum anderen lässt sich später nachvollziehen, welche Empfänger das Protokoll heruntergeladen haben. Die Download-Links bleiben gültig, solange das Projekt in iPROT aktiv ist.

Nach dem Versand des Protokolls wird es von iPROT abgeschlossen und kann nicht mehr verändert werden. Das Protokoll wird ebenfalls abgeschlossen, wenn Sie ein nachfolgendes, neues Protokoll vom gleichen Protokolltyp anlegen, ohne dass Sie das Protokoll vorher verschicken. iPROT weist Sie darauf mit einer entsprechenden, gelb hinterlegten Meldung beim Anlegen eines neuen Protokolls hin.

HINWEIS
Sobald ein nachfolgendes Protokoll angelegt wurde, wird das vorherige nicht automatisch abgeschlossen. Sie können die Themen und Einträge des vorherigen Protokolls weiterhin anpassen und verändern, oder neue hinzufügen. Allerdings ist das immer nur direkt im jeweiligen Protokoll möglich. Ergänzungen und Änderungen, sowie neue Themen und Einträge, die Sie im jüngsten Protokoll hinzufügen, scheinen in den vorherigen nicht auf.

Falls ein Protokoll bereits versandt wurde, dient der Dialog Protokoll abschließen und versenden zur Kontrolle, wer das Protokoll heruntergeladen hat. Auch ein neuerliches Versenden des Protokolls ist möglich.

HINWEIS
Kunden eines iPROT-Pro-Accounts haben die Möglichkeit, das eigene Kundenlogo in den E-Mails anzuzeigen, die beim Versenden von iPROT erzeugt werden. Dazu sind keine zusätzlichen Maßnahmen oder Einstellungen erforderlich. iPROT übernimmt für den Versand einfach das in den System- oder Projekteinstellungen hochgeladene Kundenlogo.