In drei Schritten zur Projektbeteiligtenliste mit iPROT

Seit ein paar Wochen gibt es in iPROT ein neues Feature: die Projektbeteiligtenliste. Eigentlich naheliegend, dass man eine Projektbeteiligtenliste gleich direkt mit iPROT erstellen kann, pflegt man dort doch alle an einem Projekt beteiligten Personen auf den Verteilerlisten der Protokolle. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur drei Schritten rasch und einfach eine Projektbeteiligtenliste für Ihr Projekt erstellen können. 

Schritt 1 – Vorbereitungen

Wählen Sie eine Besprechung in dem Projekt aus, für das Sie eine Projektbeteiligtenliste erstellen möchten. Mehr ist an Vorbereitungen nicht zu tun. iPROT weiß anhand der gespeicherten Daten zu Ihren Projekten, welche Personen einem Projekt zugeordnet sind: nämlich all jene, die innerhalb des ausgewählten bzw. gerade aktiven Projekts

• jemals irgendein Protokoll verfasst haben (egal, für welchen Protokolltyp), oder
• jemals auf einem Verteiler für ein Protokoll angeführt waren (auch als Anwesende), oder
• irgendwann für eine Aufgabe verantwortlich waren.

Diese Personen können nun im zweiten Schritt mit einem Klick in einer CSV-Liste zusammengefasst und exportiert werden.

Schritt 2 – Personenliste exportieren

Dazu klicken Sie einfach im Menü rechts oben auf den Eintrag Personenliste (CSV).

iPROT erstellt dann eine CSV-Datei und mit den Personen eines Projekts wie in Schritt 1 beschrieben. Diese CSV-Datei können Sie auf Ihrem Rechner lokal speichern und in weiterer Folge in einer Tabellenkalkulationssoftware wie z.B: Microsoft Excel öffnen.

Die CSV-Datei enthält zu jeder Person folgende Daten, die allesamt mit Ihren Eingaben in der Benutzerverwaltung von iPROT korrespondieren:

• Anrede (sofern in der Benutzerverwaltung eingetragen)
• Titel (sofern in der Benutzerverwaltung eingetragen)
• Vorname
• Nachname
• Firmenname/-bezeichnung (sofern in der Benutzerverwaltung eingetragen)
• Funktion (sofern vorhanden, wird hier die projektspezifische Funktion verwendet)
• eMail-Adresse
• Telefonnummer (sofern in der Benutzerverwaltung eingetragen)

Weiters finden Sie in dieser CSV-Datei zu jeder Person auch Informationen, ob die betreffende Person im ausgewählten Projekt bei Besprechungen anwesend war, auf einem Protokoll-Verteiler erfasst wurde, für Aufgaben verantwortlich war oder als Protokollverfasser tätig gewesen ist.

Schritt 3 – Projektbeteiligtenliste zusammenstellen

In der von Ihnen bevorzugten Tabellenkalkulationssoftware können Sie nun aus den in Schritt 2 erzeugten und importierten Daten ein Projektbeteiligtenverzeichnis nach Ihren individuellen Anforderungen zusammenstellen, anpassen und formatieren.