Besprechungsprotokoll Software – strukturiert und revisionssicher

Viele Projektteams dokumentieren Besprechungen, Aufgaben und Entscheidungen verteilt über E-Mails, einzelne Dokumente und persönliche Notizen. Mit der Zeit geht der Überblick verloren – und damit die Nachvollziehbarkeit.

iPROT ist die Besprechungsprotokoll Software für ein zentrales, strukturiertes System – webbasiert, revisionssicher und auf die Anforderungen komplexer Projekte ausgelegt. Überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie iPROT kostenlos mit unserem Demo-Account – oder lesen Sie im Benutzerhandbuch, wie die Software im Detail funktioniert.

Intuitive Besprechungsprotokoll Software

Intuitive Benutzeroberfläche – überall und auf jedem Gerät

Webbasierte Anwendung, kompatibel mit allen modernen Webbrowsern

Betriebssystemunabhängig: Windows, macOS, Linux, iOS

Kompatibel mit Smartphones und Tablets (Android, iOS)*

Klare, effiziente Bedienung – ohne Einarbeitungsaufwand

Übersichtliches Protokoll-Layout für professionelle Ergebnisse

PDF-Vorschau jederzeit abrufbar – für das gesamte Protokoll oder einzelne Themen

Schneller Betrieb ohne spürbare Verzögerungen

* Beim Arbeiten auf kleinen Geräten können Teile der Oberfläche ausgeblendet werden

Besprechungsprotokoll Software für strukturierte Projektdokumentation

Intuitive Besprechungsprotokoll Software

Flexible Protokollstruktur

Flexible Protokollstruktur – angepasst an Ihr Projekt

Beliebig viele Besprechungstypen pro Projekt (z.B. Baubesprechungen, Planungsbesprechungen, Aktennotizen) – individuell konfigurierbar

Einfache Zuordnung von Teilnehmern und Verteilern

Gliederung in bis zu zwei Kapitelebenen, Themen, Einträge und Ergänzungen

Unterscheidung zwischen einmaligen und fortlaufenden Themen („Endlos-Punkte“)

Offene Punkte werden automatisch in alle Folgeprotokolle übernommen – bis zur Erledigung

Themen und Aufgaben können per Klick als erledigt markiert werden*

Verschiedene Eintragstypen (Aufgabe, Entscheidung, Dokumentation, Termin) – individuell erweiterbar

Stichworte (Tags) für bessere Durchsuchbarkeit und gezielte Auswertungen

Anhänge direkt am Eintrag (Fotos, Dokumente etc.) – mit Dropbox-Integration

Einträge können nachträglich um Ergänzungen oder Korrekturen erweitert werden

* Erledigte Punkte können im Protokoll ein- und ausgeblendet werden

Professionelle Protokollgestaltung

Professionelle Protokollgestaltung und schneller Versand

Titelblatt mit individuellem Kunden- oder Projektlogo

Individuelle Fußzeile

Vielfältige Formatierungsmöglichkeiten (fett, kursiv, Aufzählungen, einfache Tabellen)

Überfällige Aufgaben werden am Protokoll hervorgehoben – inklusive Überfälligkeitsdauer

Übersichtliche Anwesenheits- und Verteilerliste

Liste aller Beilagen am Anfang oder Ende des Protokolls

Sammeldownload aller Beilagen als ZIP

Begleittext (Protokollklausel) am Anfang oder Ende des Protokolls

Individueller Begleittext für die Versand-E-Mail

Ein-Klick-Versand über den iPROT-Server an alle Empfänger

Alternativ: PDF-Upload in die Projektplattform Ihrer Wahl

Leistungsfähige Suchfunktion

Leistungsfähige Suchfunktion – Überblick über das gesamte Projekt

Volltextsuche über alle jemals in iPROT erfassten Themen und Einträge

Suche nach Personen, Stichworten oder Eintragstypen

Filterung nach Projekt, Kapitel oder Protokolltyp

Zeitliche Eingrenzung der Suchergebnisse

Projektübergreifende Suche – z.B. alle offenen Punkte einer bestimmten Person

Erstellung eines zusammenfassenden PDF-Dokuments für die gesamte Projektdokumentation oder als Backup

Integrierte Benutzerverwaltung

Integrierte Benutzerverwaltung – klare Rollen und Zugriffsrechte

Unterscheidung zwischen Protokollverfassern (mit Login) und reinen Empfängern (ohne Login)

Abgestuftes Rechtesystem: Lese- und Schreibrechte pro Projekt, Administrator-Rolle

Projektabhängige Rollen (z.B. Architekt in Projekt A, Bauaufsicht in Projekt B)

Projektabhängige E-Mail-Adressen

Suchfunktion innerhalb der Benutzerverwaltung

Optionale Projekt-E-Mail-Adressen

Sicherer Betrieb

Sicherer Betrieb – zuverlässig und DSGVO-konform

Serverbetrieb beim deutschen Hosting-Anbieter Hetzner

Uptime in den letzten Jahren über 99,99 %

DSGVO-konform

Zugriff ausschließlich verschlüsselt (HTTPS)

Redundantes Backup-System

Seit 2011 im Einsatz

Langjährige Kunden aus dem Bauwesen und Engineering (u.a. Red Bull, Porr, Strabag)

Schneller, persönlicher E-Mail-Support